04. Organizar un acto. Reuniones preparatorias.
En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo.
Organizar un acto. Reuniones preparatorias.
En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo. Una vez conocido los fines que perseguimos en cada Acto tendremos todos los elementos que necesitamos: tipo de invitación, a quien va dirigido el acto y por lo tanto los diferentes sectores sociales a los que deberemos cursar la invitación, el ceremonial a desarrollar, los elementos decorativos, la simbología, etc.
Posteriormente mantendremos una segunda reunión con todos los agentes tanto internos como externos que van a intervenir en nuestros Acto. Ya sean los propios protagonistas del Acto (Premiados, Homenajeados, Doctorandos, Posesionarios, Empresarios), es decir, todos aquellos que van a intervenir de forma directa en algún momento de nuestros Acto. Esta reunión de vital importancia va a transmitir seguridad, compromiso y protagonismo a todos los que van a intervenir en el mismo.
No hay que olvidar a todo el personal implicado en el Acto que estamos planificando: los técnicos informáticos, técnicos de sonido, personal de seguridad, auxiliares de servicio y miembros de nuestro equipo para repartir las funciones. Es importante mantener reuniones para intercambiar puntos de vista y realizar una puesta en común, su número estará marcado en función de la naturaleza y complejidad del Acto. Es indudable que un acto bien estudiado y preparado tiene muchas posibilidades de éxito. Para ello es necesario designar un equipo de personas que vele en todo momento por el cumplimiento de lo previsto, ya que una sola persona es imposible que coordine cada uno de los movimientos programados y asesore a los protagonistas del Acto.
Los días anteriores al Acto será necesario realizar diferentes ensayos repartidos con los distintos tipos de protagonistas para culminar con un ensayo general y así comprobar que todo está a punto. Es necesario ensayar con las personas y realizar una puesta a punto con los elementos que se van a utilizar (sonido, luces, medios informáticos).
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El Ceremonial viene marcado por el tipo de Acto que tengamos que organizar, ya sea un Acto solemne, administrativo, académico o pertenezca a la clasificación que hemos dado a "otros actos". Vamos a definir unas líneas guías para cada tipo de Acto,
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Los actos pueden ser solemnes, administrativos, académicos o diversos.
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Es importante preparar la sala de reuniones, cuyo elemento principal es la mesa de reuniones, alrededor de la cual tiene lugar la reunión
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Tratamientos debidos a los miembros de las Cortes Generales.
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Esta prenda también se conoce como traje de noche.
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Tratamientos debidos a las distintas autoridades universitarias.
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Tratamientos debidos a los distintos miembros de las Fuerzas Armadas.
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La impresión que recibe un invitado que visita la Universidad influye claramente en la imagen global de la propia institución.
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Dentro de esta diversidad y posibilidades de movilidad necesitamos encontrar los puntos comunes que nos lleven a una propuesta razonada.
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Los actos serán presididos por la autoridad que los organice.
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29. Presidencias en los Actos Académicos. Congresos, Jornadas, Foros, Inauguraciones de Edificios...
Por lo general en este tipo de actos hablamos de una presidencia estática, es decir aquella que está ubicada en un salón y se mantiene fija durante todo el desarrollo del Acto.